不採用通知のメールを作るとき、内容に困ることはありませんか？

「どのような構成にしよう？」
「どんな言葉を選べばいいの？」

と悩む方もいるでしょう。
今回は不採用通知のメールを作成する際のポイントを、3つご紹介します。

不採用通知はメールがおすすめ！

不採用の連絡というと、以前は電話や手紙が主流でしたが、
おすすめはメールです。

時間もコストもかけずに送れますし、
送信記録が残るため通知漏れも防ぐことができます。

また、不採用の理由を答えずに済むので、採用担当者の負担が軽減されるというメリットも！

メールを送るタイミングは、選考から2～3日後を目安にするといいでしょう。
件名や送り先は間違えないように複数人体制でチェックするようにしてくださいね！

不採用通知メール作成時の3つのポイント

不採用通知のメールを作成するとき、
どのような点に気をつければいいのでしょうか。
ポイントは3つです。

• 不採用通知メールは5つで構成！
• 不採用通知メールは分かりやすく簡潔に！
• 不採用通知メールは感謝を伝えることが最重要！

それでは詳しく見ていきましょう。

不採用通知メールは5つで構成！

不採用通知メールはいかの5つの構成で作成します。

1. 挨拶…会社名、担当者名
2. 感謝…選考に参加してくれたことへの感謝を表明
3. 結果…結果とお詫び
4. 書類…選考書類は破棄するのか返却するのかを明記
5. 結び…前向きな言葉で締める

【メール構成の例】
○○ ○○様
株式会社ABC、採用担当の人事 太郎です。

この度は、数多くの企業の中より、
弊社求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。

慎重に審査しました結果、今回はご希望に沿いかねるお返事となりました。
誠に残念ではございますが、何卒ご了承ください。

応募書類につきましては、履歴書記載の住所へ返送させていただきます。

末筆ではございますが、
○○様の今後ますますのご活躍を、心よりお祈り申し上げます。

このように、構成を作っておくと
「何から書けばいいんだろう」と悩まなくて済みますよね。

また一度作った文章を定型文として残し、
場面ごとに少し文章を変えて活用すると作業時間も減るのでおすすめです！

不採用通知メールは分かりやすく簡潔に！

求職者のことを思えば思うほど、メールが長くなってしまうということもあるでしょう。
しかし、不採用通知メールは簡潔にまとめるのがベストです。

どれくらい書けばいいか迷ったら、
先にあげた構成の各項目2～3行程度に収めるようにし、
適度に改行を使うことで読みやすくします。

不安な方はメール作成後に、第三者にチェックしてもらってください。

不採用通知メールは感謝を伝えることが最重要！

求職者は、数ある企業の中から自社を選び応募してくれています。
その事実にまずは感謝を伝えることが大切です。

もちろん結果が変わるわけではありませんが、
少しでも前向きになってほしいという思いを込めます。

今後、どこかで一緒に仕事をする機会が巡ってくるかもしれないので、
少し「丁寧すぎるかな？」と思うくらい心のこもった言葉選びをしましょう。

まとめ

不採用通知のメール作成は頭を悩ますかと思いますが、
一度しっかりとした構成を作ってしまえばそれほど時間はかかりません。

だらだらと文章を連ねないことや、感謝の気持ちを伝えることを心がけて、
丁寧に作成しましょう。

不採用通知の作成時に、お困りのことがありましたら下記から気軽にご相談ください。

参考：応募者へお断りメールを出す際の注意点は？トラブル予防法と不採用通知の例文5つを紹介！