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不採用通知の送り方 相手を不快にさせない5つのポイント
不採用通知を送るときは、
採用通知を送るときよりもかなり神経を使いますよね。
「通知は何で送ればいいんだろう」
「相手から抗議が来たら…」
といった心配もあるでしょう。
今回は、相手を不快にさせない5つのポイントを紹介いたします。
不採用通知でトラブルにならないためにも、ぜひ参考にしてみてください。
不採用通知は送るべき？
そもそも不採用通知は送るべきなのでしょうか。
答えはイエスです。
不採用通知では、今回応募してくれたことに対し感謝の気持ちを伝えます。
結果を伝えるだけでなく誠実に対応することで相手の気持ちに寄り添い、
トラブルを招かないことが重要です。
ただ、不採用通知を送るのに抵抗がある場合や、
会社の方針として送らないといった場合は、
あらかじめ不採用の場合は通知しない旨を伝えておきましょう。
不採用となった場合でも、自社の取引先に就職する可能性もあるため、
できるだけ丁寧な対応を心がけてくださいね。
不採用通知を送る際の5つのポイント
ではどのような点に気を付けて送ればいいのでしょうか。
ポイントはこちらです。
- 不採用通知は必ずメールで！
- 不採用通知の送信は2～3日後！
- 不採用の理由は明かさないで！
- 不採用通知の件名は分かりやすく！
- 送り先は複数人で必ずチェック！
それでは詳しく見ていきましょう！
不採用通知は必ずメールで！
上の世代になればなるほど、
「不採用通知は手紙や電話で行うもの」と思っている方も多いでしょう。
しかし、一番良い方法はメールです。
郵送よりもスピーディーに送信できますし、
不採用の理由などを直接聞かれることがありません。
また送信記録が残ることで、
「聞いてない」「届いてない」などのトラブルを回避することもできます。
不採用通知を郵送する手間や人件費の削減にもつながるため、
メールでの通知がおすすめです！
不採用通知の送信は2～3日後！
面接後の求職者の気持ちになると、
「早く結果が知りたい！」ですよね。
しかし企業側からすると、じっくり選考に時間をかけたいところ。
早すぎると不審に思われてしまいますし、遅すぎてもいけない…。
「じゃあ、どのタイミングで送るの！？」
その答えは、面接から2～3日後です！
選考に時間がかかってしまう場合は、
電話でその旨を伝えてあげると求職者をやきもきさせずに済みますよ。
不採用の理由は明かさないで！
不採用通知を送る際、細かい理由まで明かす必要はありません。
なぜなら、トラブルを招く可能性があるからです。
簡潔に伝える場合は、下記の例を参考にしてみて下さい。
■不採用理由の表記例
- 求人応募者多数につき
- 慎重に審査をしましたが、ご希望に沿いかねる結果となりました
また選考の際に、
「不採用の場合、その理由については明かさない」という旨を伝えておくのも方法の一つです！
不採用通知の件名は分かりやすく！
求職者は複数の企業と同時に連絡を取っていることもあります。
そうなると、メールボックスはさまざまな企業からのメールでいっぱいですよね。
そのため、採用担当者は採用通知であることが分かるように表記する必要があります。
■件名の分かりやすい表記例
- 【選考結果のお知らせ】
- 【選考結果のご連絡｜株式会社○○】
上記のように【 】 や ｜などの記号を使うのもポイントです。
パッと見て重要なメールだと分かるように、工夫をして送るようにしましょう。
送り先は複数人で必ずチェック！
最もNGなのが、誤って『採用通知』を不採用の方に送ってしまうことです。
謝罪もしなければいけませんし、信頼も落ちてしまいますよね。
今や簡単にSNSに投稿できるため、会社の評判が悪くなってしまう可能性も。
そのため送信する前には、宛先が間違っていないか
複数人で必ずチェックしましょう！
まとめ
不採用通知は本当に送るのが難しいですよね。
上記で紹介したポイントを踏まえ、
トラブルにならないよう細心の注意を払いながら送るようにしてください。
求職者の方の次へのステップのためにも、また自社のあり方を示すためにも
丁寧で誠実な対応を取ることが大切ですよ！
不採用通知を送る際に、お困りのことがありましたら下記から気軽にご相談ください。
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